Endring
Registrering, testing, godkjenning og
produksjonssetting av endringer er en
egen prosess bygget etter ITILs
rammeverk.
Klikk «Ny sak».
Vi skriver inn en forklarende
emnebeskrivelse.
Under anmoder settes
navnet på den som ber om
endringen.
Legg inn en passende
kategori.
Klassifisere etter endringens
kompleksitet.
Legg til objekt(er) som er
påvirket av endringen.
Definer hvilken prioritet
endringen skal ha?
Sett dato for når endringen
ønskes levert.
Sett dato for når arbeidet skal
startes for testing,
godkjenning, planlegging for
produksjonssetting og annet
arbeid relatert til endringen.
Velg hvilket team og hvilken agent
som har ansvaret for
gjennomføringen av endringen.
Gjør en initial vurdering av risiko
knyttet til gjennomføringen av
endringen.
Du kan estimere kostnad knyttet
til endringen. Dette gir kanskje
mest mening knyttet til
godkjenning og rapportering.
Status kan endres underveis, for
bedre å beskrive hvor man er i
prosessen.
Vi endrer status til «Startet».
Beskriv hva som ønskes utført.
… og hvorfor det ønskes utført.
Ofte finnes det en ansvarlig i
organisasjonen for området det skal
gjøres endring på.
I dette tilfellet har man snakket med den
ansvarlige, som har gitt sitt samtykke til å
starte denne endringsprosessen.
Aktiver «Verifisert av systemansvarlig».
Dersom endringen utføres som en del
av et prosjekt, kan man legge inn
prosjektreferanse.
I vårt tilfelle er det ikke det, og vi lar
den stå blank.
Klikk «Lagre».
NÃ¥r vi lagret endringen, fikk vi et
saksnummer opprettet.
Samtidig ble saksopprettelsen registrert
i historikken på høyre side.
Under Info-fanen vil historikken vise alt
som gjøres i alle faner.
Klikk «Lagre og lukk».
Ofte vil det være naturlig at anmoder
fyller ut «Info»-fanen, eller at noen gjør
på vegne av anmoder.
Deretter vil agenten som skal utføre
endringen ta over saken.
TMS er fleksibel for alle måter å fordele
oppgavene på.
Klikk på saken for å åpne den.
NÃ¥r endringen er opprettet med
saksnummer, får vi tilgang til alle de
resterende fanene i endringsprosessen.
Info-fanen har vi nå fylt ut.
Klikk «Analysere» for å ta neste steg i
endringsprosessen.
Under «Risikovurdering» kan man
utdype hvordan man ser på risikoen for
endringen.
Under «Innvirkninger» spesifiseres
eventuelle systemer / komponenter /
personer og annet som vil eller kan bli
påvirket av endringen.
Under «Anbefaling» deler man sine
vurderinger vedrørende hvorvidt
endringen bør gjennomføres.
Analysen er gjennomført.
La oss beskrive plan for utrulling.
Klikk «Plan».
Beskriv utrullingsplan.
Klikk «Vedlegg» for å se
dokumentet som er vedlagt.
Vedlegg som beskriver planen
mer i detalj er lagt inn under
fanen «Vedlegg».
Beskriv rutine for
tilbakerulling, dersom en slik
finnes.
Beskriv eventuell estimert
nedetid.
Klikk «Godkjenne» for se på
neste fase.
Den som innehar rollen som Endringsansvarlig vil få
et varsel på e-post om at man er endringsansvarlig
for denne endringen.
Som Endringsansvarlig vil man ha et særlig fokus på
Godkjenne-fasen.
Sentralt i Godkjenne-fasen er å danne gruppen
CAB (Change Advisory Board), som er gruppen av
personer som skal vurdere om endringen skal
godkjennes.
Normalt vil Endringsansvarlig eller agenten som er
ansvarlig for utføringen av endringen legge til
medlemmer av CAB for den enkelte endring.
Man skriver inn navn på den kollega,
samarbeidspartner, eller annet, som man ønsker
skal være med i CAB, og velger riktig person fra
listen.
I en lang prosess som en
endringsprosess, vil det være
viktig å lagre underveis.
Klikk «Lagre».
NÃ¥r man har definert
medlemmene i CAB, vil det ofte
være hensiktsmessig å dele all
informasjon med disse i e-post.
Klikk «Send til CAB».
Klikk «Lagre og send».
Når CAB-møtet er holdt, skriver
man inn dato for når endringen
ble behandlet i CAB.
Skriv gjerne inn hvilken dato
endringen skal være utført
innen.
Som Endringsansvarlig vil du markere om
endringen er godkjent, må revurderes
(endres) eller om den er endelig avvist.
La oss godkjenne denne, og krysse av for
«Godkjent».
Beslutning må lagres før den
sendes ut.
Klikk «Lagre».
Send beslutningen til de
involverte i endringen.
Klikk «Send beslutning».
Emnet og mottakere hentes inn
automatisk.
Skriv så inn en melding i
fritekstfeltet, og klikk «Lagre og
send».
Endringen bør testes før det
settes i produksjon.
Klikk fanen «Teste».
Skriv inn instruksjoner for
testing, og legg til eventuelle
vedlegg.
Skriv inn navn, og velg de som
skal være testere.
Listen over testere må lagres før
testplan sendes ut.
Klikk «Lagre».
Send deretter testplan til de
utvalgte testerne.
Klikk «Lagre og send».
NÃ¥r testingen er
gjennomført, skriv inn
resultatene av testingen.
Klikk «Produksjon».
PÃ¥ et egnet tidspunkt i prosessen
legges endringen inn i et
endringsvindu.
La oss se på hvordan det gjøres.
Klikk «Lagre og lukk» av selve saken.
Det vil ofte være hensiktsmessig å
produksjonssette endringer, og særlig
endringer med forventet nedetid, i
varslede tidsvinduer satt av for
endringer.
Klikk «Endringer».
La oss lage et endringsvindu i
kalenderen.
Klikk «+»-tegnet.
Definer vinduets tidsrom med
å klikke på dato og dra
markørene for timer og
minutter.
Klikk «Done».
Klikk «Lagre».
Endringsvinduet er laget, og
man drar så endringen(e) man
ønsker der, og slipper dem i
vinduet.
Klikk nummeret på endringen
for å åpne den igjen.
Klikk «Produksjon».
Se at endringen er tildelt et
endringsvindu.
Ønsker du å registrere / sende
en driftslogg underveis, klikker
du «Driftslogg».
Fyll inn mottakere, og klikk
«Lagre og send».
NÃ¥r endringen er produksjonssatt
skal man registrere resultatet av
produksjonssettingen.
VÃ¥r produksjonssetting var
vellykket.
Klikk «Vellykket».
Sett inn dato for når endringen
faktisk ble produksjonssatt.
Klikk «Evaluere».
Skriv inn en kort evaluering av
gjennomføringen av endringen.
Dette kan brukes til å rapportere til
interessenter, samt nyttig for å
noter eventuelle læringspunkter.
Se at man fra en endring kan
opprette den som en
forhåndsgodkjent standardendring,
i de tilfeller hvor det er aktuelt.
Det finnes en egen veileder for
Standardendring.
Vi endrer status til «Løst lukket».
Klikk «Lagre».